Ordnungsgemäße Aktenführung ist auch bei der eAkte wichtig

Auch für die eAkte gilt: Die ordnungsgemäße Aktenführung ist das A & O für eine professionelle Arbeitsweise, denn sie ermöglicht und erleichtert die interne Organisation und garantiert damit zugleich einen reibungslosen Ablauf in der Anwaltskanzlei. Die eAkte – aufgrund der Digitalisierung quasi ein „Muss“ – bietet im Hinblick auf die Aktenstruktur erhebliche Erleichterungen gegenüber der Papierakte. Dies nicht zuletzt auch mit Blick auf die Aufbewahrungsanforderungen und leichten Kopiermöglichkeiten von Dokumenten.

 

Unterschiedliche Aktenstrukturen

Kaufmännische, behördliche oder sachliche Aktenstruktur

Während Papierakten entweder kaufmännisch (Aufheftung neuer Schriftstücke) oder, wenn auch nicht in der Mehrzahl, behördlich (Anheftung neuer Schriftstücke an die Rückseite der Akte) geführt werden, so sind sachliche Strukturen doch eher in der Minderheit. Hiermit gemeint ist die Zuordnung bestimmter Dokumente „der Sache nach“, also die Einordnung z.B. in einen Gerichtsteil, Mandantenverkehr, Kostenrechnungen und so weiter.

 

Ordnungsmöglichkeiten in der eAkte

Digitale Aktenführung ermöglicht flexible Anpassung

In der digitalen Welt ermöglicht sinnvollerweise entsprechende Software die flexible Anpassung der Aktenstruktur, eine solche ist aber – wenn auch mit etwas mehr Aufwand – durch Anlegen von virtuellen Ordnern und Unterordnern im Explorerbaum ebenfalls möglich. So können verschiedene Ordnungssysteme nicht nur umgesetzt, sondern während der Bearbeitung auch leicht geändert werden.

 

Welche Struktur ist zu wählen?

Entscheidung für die passendste Struktur

Aber was ist nun der richtige Weg für die eAkte? Die kaufmännische Aktenführung, bei der die aktuellen Dokumente oben stehen oder doch die behördliche, bei der der Mandatsauftrag als erstes ins Auge springt und man für die aktuellen Dokumente nach unten scrollen muss? Oder vielleicht doch die sachliche Strukturierung mittels virtuellen Ordnern?

 

Aktenhistorie: auf- oder absteigend

Jede Art der Aktenführung hat ihre Vorteile

Zunächst einmal: Ein „richtig“ oder „falsch“ gibt es hier nicht. Was die Entscheidung „kaufmännisch“ oder „behördlich“ anbelangt – beide Sortierungen sind eine Form der „Aktenhistorie –, so ist das zum einen ein bisschen Geschmackssache, zum anderen kann sich das auch nach der zu erledigenden Aufgabe richten: Bei der regulären und kontinuierlichen Bearbeitung einer Angelegenheit ist es regelmäßig zielführender, schnell auf die aktuellen Dokumente zugreifen zu können; muss man sich in einen bereits laufenden Rechtsfall einarbeiten, bietet sich die behördliche Struktur an, da die Angelegenheit zusammenhängend und wie ein Buch gelesen werden kann.

 

Die Technologie gibt Freiheit

Einfache Strukturierung mittels Anwaltssoftware

Die heutige Technologie macht die Strukturierung recht einfach: Benutzt man entsprechende Anwaltssoftware, kann man in der Regel mit nur wenigen Klicks die Ansicht von kaufmännisch zu behördlich oder andersherum ändern. Auch ohne Anwaltssoftware mit einer Ordner-/Unterordnerstruktur ist dies möglich, wenn den Dokumenten das Datum rückwärts im Dokumentennamen vorangestellt wird (z.B. 2024-01-24-SS_Gericht).

 

Problem: fehlender Überblick

Vorteile der sachlichen Aktenstruktur

Dennoch ist es oft schwierig, mit dieser Form der Aktenführung über bestimmte Themen einen Überblick zu behalten, z.B., wenn der Anwalt zu Gericht geht. Dann werden oft nur die gerichtlich gewechselten Schriftsätze benötigt, die in der meist umfangreichen Aktenhistorie oft nur schwer zu finden sind. Die Wahrnehmung eines Gerichtstermins mit einer Sortierung nach sachlicher Struktur, in der sich unter anderem ein Ordner befindet, der nur die gerichtlichen Schriftsätze beinhaltet, ist wesentlich einfacher. Es bieten sich aber auch weitere Sachordner an, so z.B. einer, der sämtliche Abrechnungen enthält, um die Kosten und Gebühren einfach im Blick zu halten. Auch Literatur- bzw. Rechercheordner zur Ablage von passenden Urteilen oder Fundstellen können eine sinnvolle Sache sein.

 

Nachteile der sachlichen Struktur

Zuordnung kann schwieriger sein

Aber die sachliche Aktenstruktur bringt auch Nachteile mit sich: Anmerkungen oder inhaltliche Bewertungen zu einzelnen Schriftsätzen, die in Anschreiben an Mandanten oder Aktenvermerken festgehalten werden, bleiben oft unberücksichtigt, weil die „echte Aktenhistorie“ durch die Unterordner nicht mehr existiert. Ebenso muss man gegebenenfalls Erläuterungen zu Kosten und Gebühren suchen, weil diese sich nicht unmittelbar im Kostenordner befinden. Das kann natürlich die Nachvollziehbarkeit der Akte und den reibungslosen Ablauf bei der Bearbeitung des Falles beeinträchtigen.

 

Kombination von Historie und Sachakte

Relevante Dokumente werden mehrfach abgelegt

Um das zu verhindern, kann man ganz einfach bei einer digital geführten Akte die Aktenhistorie mit der sachlichen Ordnerstruktur verbinden: Hierbei bleibt die Aktenhistorie dem Inhalt nach unberührt, es werden also keine Dokumente aus der Aktenhistorie „nur“ in einen Sachordner verschoben. Vielmehr werden die auf Sachebene in die entsprechenden virtuellen Ordner abzulegenden Dokumente aus der Historie herauskopiert. Sie befinden sich also quasi als „Doppelstück“ in der eAkte. Mit dieser Vorgehensweise hält man eine unzerstückelte Aktenhistorie vor, hat aber zugleich bestimmte Dokumente für einzelne Aufgaben selektiert. Durch die einfache Möglichkeit, elektronische Dokumente zu duplizieren, entsteht kein großer Mehraufwand, wenngleich hier aufmerksamer gearbeitet werden muss. Der Nachteil, dass hier mehr Speicherkapazitäten benötigt werden, fällt in der heutigen Zeit, in der die Speichermedien immer mehr Platz anbieten (und darüber hinaus Dokumente meist nicht sehr viel Speicherplatz benötigen) kaum ins Gewicht.

 

Alternative

Oder: einzelne Dokumente farblich markieren

Möchte man auf die Kombination mit sachlich bezogenen Ordern verzichten, weil man das Duplizieren und Verschieben der entsprechenden Dokumente in die jeweiligen virtuellen Ordner scheut, bieten sich – zumindest bei Benutzung von spezieller Anwaltssoftware, die das in der Regel beinhaltet – farblichen Markierungen der einzelnen Dokumente zur besseren Übersicht an.

 

Fazit

Die optimierte Führung einer eAkte stellt eine bedeutende Erleichterung gegenüber traditionellen Papierakten dar. Sie ermöglicht eine flexible und effiziente Strukturierung, die den Arbeitsablauf in Anwaltskanzleien verbessert. Ob eine kaufmännische, behördliche oder sachliche Strukturierung gewählt wird, hängt von den individuellen Anforderungen und Vorlieben ab. Moderne Technologien und spezialisierte Software bieten die Freiheit, die Aktenstruktur nach Bedarf anzupassen und so sowohl eine schnelle Bearbeitung als auch eine übersichtliche Dokumentation sicherzustellen. Durch die Kombination von Aktenhistorie und sachlichen Ordnern können die Vorteile beider Ansätze genutzt werden. Dies ermöglicht eine detaillierte und nachvollziehbare Dokumentenverwaltung ohne erheblichen Mehraufwand. Alternativ bieten farbliche Markierungen in der Anwaltssoftware eine einfache Möglichkeit, den Überblick zu bewahren. Letztlich gibt es keine universelle Lösung; die optimale Aktenstruktur sollte den spezifischen Arbeitsprozessen und Bedürfnissen der Kanzlei angepasst werden.

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Der Beitrag Optimierte Führung einer eAkte – so geht’s! erschien zuerst auf Alles für ReNos.